ادارة الوقت

[gohary]

· أولا": التمهيـــد:-
- الوقت يعتبر من أهم عناصر رأس المال و لقد ظهرت أهمية الوقت علي مر العصور وفي مختلف الأوساط ويتضح ذلك من خلال العديد من الأمثلة ومنها ما يقول
" الوقت من ذهب " ومثل أخر " الوقت من المال " للتعبير عن أهمية الوقت0
- وأهمية الوقت وتقديره تختلف من شعب لأخر ومن مجتمع لأخر فمثلا" في الدول المتقدمة نجد أن الناس تقدر الوقت بدرجة كبيرة فكل دقيقة لها معني وفائدة علي عكس الدول النامية نجد أن الكثيرين لا يعطون للوقت أهميته الواجبة و على ذلك فإدارة وتنظيم الوقت تعتبر من أهم مقومات النجاح والتفوق للشعوب 0
- وتتضح أهمية الوقت في أنه ثروة لا يمكن تخزينها أو تجديدها أو اختراعها، والإدارة الفعالة للوقت هي الطريق للتفوق والنجاح بإذن الله0


* الوقت كالسيف إن لم تقطعه قطعك *






ثانيا": أنواع الوقت:-

للوقت في حياتنا ثلاثة أنواع
أ- وقت الفرد0
ب- وقت الجماعة
1- وقت رسمي 2- وقت غير رسمي0
ج- وقت المجتمع0

* أ) وقت الفرد:-
وهو الوقت الذي يستغرقه الفرد في ممارسة إلتزاماته اليومية وإحتياجاته الأساسية مثل
الأكل ، النوم ، … وهو وقت من الصعب إدارته في غير ما خصص له0

*ب) وقت الجماعة:- وينقسم إلي:-
1- وقت رسمي: وهو الوقت المخصص لممارسة الأعمال التي تتم في إطار مؤسسي أو رسمي مثل المصانع والمدارس والجامعات…….الخ
وهذا النوع من الوقت من السهل إدارته وتنظيمه والرقابة عليه أكثر من الوقت الغير رسمي0

2- وقت غير رسمي:وهو الوقت المخصص لممارسة الأعمال خارج الإطار الرسمي مثل العلاقات الاجتماعية مثل النوادي والمناسبات الاجتماعية المختلفة ……..الخ
ج) وقت المجتمع:-
وهو الوقت المخصص لممارسة المناسبات والاحتفالات العامة كالمواسم والأعياد….
* والأنواع السابقة للوقت متداخلة ويصعب الفصل بينها0

ثالثا": عوامل إهدار الوقت:-
هناك العديد من العوامل التي تؤدي لاهدار الوقت وضياعه ومنها:-
1- عدم وجود خطة محددة للمهام والأعمال0
2- عدم التنظيم للوقت وفقا" للمهام المحددة0
3- عدم الالتزام بالخطة والتوقيتات للمهام0
4- عدم تدوين الخطة مما يؤدي للنسيان0
5- عدم الالتزام بالمواعيد المخصصة للمهام0
6- عدم الإلمام بقواعد إدارة الوقت0
7- عدم المتابعة لتنفيذ المهام ومدي الالتزام بالخطة0
8- عدم توافر المرونة في الخطة الزمنية لمواجهة الأمور الطارئة0
9- عدم وجود أهداف محددة للمهام0
10- عدم تحديد الأولويات للأعمال0
تنظيم الوقت من أهم مقومات تفوق
الشعوب المتقدمة… فنظم وقتك جيدا"
حتى تلحق بقطار التقدم والتفوق…..


رابعا": خطوات تنظيم وإدارة الوقت:-
هناك العديد من الخطوات الواجب اتباعها لتنظيم و إدارة الوقت بكفاءة و نعرضها فيما يلي:-
أ) تحديد طبيعة العمل ومسئولياته والمهام التي يتطلبها العمل:-
حيث أنه من الضروري تحديد طبيعة العمل الذي نقوم به وتحديد المهام اللازمة لكل مهمة وذلك لاستثمار الوقت والاستفادة منه بأقصى قدر ممكن.
وفيما يلي نعرض نموذج يمكن الاستعانة به في تحليل المهام والأعمال مع تحديد الوقت اللازم لكل مهمة…
( قائمة تحليل المهام )
نوع الوظيفة /……….
التاريــخ /……….
م
المهام المطلوب إنجازها
الوقت اللازم لكل مهمة
التوقيت المناسب لكل مهمة
بداية التنفيذ نهاية التنفيذ
ملاحظات









الوقت الإجمالي







* إرشادات هامة لاعداد قائمة المهام:-
1- يجب تخطيط المهام بدقة مع تحديد الوقت اللازم لكل مهمة قبل القيام بها0
2- يجب إعطاء الوقت الكافي لكل مهمة لإنجازها (إعطاء كل أمر أهميته الواجبة )0
3- يجب أن تكون هناك مرونة للتعامل مع الطوارئ والأمور الغير متوقعة0
4- يجب تجنب المهام الغير مهمة والغير مفيدة بقدر الامكان0
5- يجب ترتيب المهام وفقا" للأولوية ودرجة الأهمية0
6- يجب القيام بالمهام الروتينية أثناء الوقت المتاح لديك بشكل محدود حيث أن هذه المهام لا تحتاج لجهد وتفكير كبير لأنك إعتدت علي إنجازها 0
7- يجب تجميع المهام المتشابهة معا" لتقليل الوقت المستغرق في إنجازها0
8- يجب الانتهاء من إنجاز المهام أولا" بأول ويجب عدم الانتقال لمهمة جديدة دون إنجاز المهمة السابقة إلا لضرورة0
9- يجب تسجيل نتيجة إنجاز المهام أولا" بأول حتى لا تنسى شيئا" وحتى لا ترهق الذاكرة لتسجيل وإسترجاع ما تم إنجازه0
10- يجب تقسيم المهام المركبة و المعقدة لعدة أجزاء ومراحل حتى يمكن إنجازها بسهولة0
11- يجب تحديد التوقيت المناسب لإنجاز كل مهمة وفقا" لدرجة الأولوية0
12- يجب وضع أوقات الراحة بين المهام حتى لا تصاب بالملل والإرهاق بما قد يؤثر بالسلب علي أدائك0


ب) وضع الخطة الزمنية للعمل:-
وهنا يجب وضع الجداول لتنظيم الوقت وفقا" للمهام التي تم تحديدها فيما سبق وتنقسم هذه الجداول لعدة أنواع و منها:-
1) جدول شهري0 2) جدول أسبوعي 3) جدول يومي0

· وسوف نعرض هذه النماذج فيما يلي:-

نموذج (1) جدول أعمال شهري
( التاريخ ) شهر……… سنة………………..
م
الأسبوع
المهام
ما تم إنجازه
مرحل إلي
1
الأول من……إلي…..



2
الثاني من……إلي…...



3
الثالث من…..إلي…..



4
الرابع من…..إلي…..




ويحتوي هذا الجدول علي الخطوط العريضة والمهام الرئيسية والعامة وغالبا" لا يحتوي علي التفاصيل0





نموذج (2) جدول أعمال أسبوعي
( التاريخ ) من……… إلي………………..

م
اليــوم
المهـــام
ما تم إنجازه
مرحل إلي

السبت




الأحد




الأثنين




الثلاثاء




الأربعاء




الخميس




الجمعة





ويحتوي هذا الجدول علي المهام الأكثر تفصيلا" عن الجدول الشهري ويحتوي هذا
الجدول علي المهام التي تخصه بالجدول الشهري بشكل أكثر تفصيلا"………….







نموذج (3) جدول أعمال يومي
التاريخ /… /…
م
المهام المطلوب إنجازها
التوقيت
من إلي
ما تم إنجازه
مرحل إلي
ملاحظات















ويحتوي هذا الجدول علي تفاصيل المهام ويوضح بناء" علي الخطة الأسبوعية والشهرية
لكن بشكل تفصيلي…………

أعمال مرحلة: أعمال طارئة: مقترحات:
1-…………….. 1-………… 1-…………
2-………………. 2-………… 2-…………
3-……………. 3- ……….. 4-……………… 4-…………. 4-………..

[اخباركو]

بسم الله الرحمن الرحيم
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

في الحقيقة هناكـ موضوع مهم وجوهري في حياة الإنسان وهو الوقت لذلكـ أحببت أن أتطرق له من حيث تخصصي وبعض المهارات المحببة لي وهو ( الوقت والتخطيط له ) .

مدخل : بداية لابد أن نعرف مدى أهمية الوقت البالغة وذلكـ حينما ننظر إلى أن الله عز وجل أقسم به في موضع عدة في القرآن الكريم كـ قولة تباركـ وتعالى : ( والعصر ) , وقوله عز من قائل : ( والليل إذا يشغى ) , وقوله : ( والفجر ) , والواو هنا واو القسم , إذ أن الله تباركـ وتعالى لايقسم إلا بشيء عظيم فما بالكـ حينما يقسم العظيم بشيء عظيم إذن لابد أن المقسم به عظيم ومهم جداً ويكفينا من أهميته قسم ربنا عز وجل به , أما حينما نأتي لحياة المصطفى عليه أفضل الصلاة وأتم التسليم فنجد الوقت مهم عندهـ ولايمكن أن يفرط فيه أبداً ويدلنا من أحاديثه حينما قال : (( لاتزول قدما عبد يوم القيامة حتى يسأل عن أربع )) وذكر منها (( عن عمره فيم أفناهـ )) . وفي حديث آخر قال عليه أفضل الصلاة وأتم التسليم : (( نعمتان مغبون فيهما كثير من الناس الصحة والفراغ )) .
وقد وصف علي بن أبي طالب رضي الله عنه حال الرسول صلى الله عليه وسلم : ( كان إذا أوى إلى منزله جزأ دخوله ثلاثة أجزاء جزءاً لله وجزءاً لأهله وجزءاً لنفسه وجزء جزأهـ بينه وبين الناس ...إلخ ) .

وقال ابن مسعود رضي الله عنه : " إني لأمقت الرجل أن أراهـ فارغاً ليس في شيء من عمل الدنيا ولا الآخرة ".

بعدما عرفنا تلكـ الأهمية البالغة للوقت نأتي لنعرف معنى كلمة الوقت حيث ورد معناها في المعجم الوسيط بأنه : ( مقدار من الزمن قدر لأمر ما ) , إذاً مايجب معرفته هو كيف نستثمر الوقت لاكيف ننفقه , فالإنفاق أمر مفروغ منه لأن الوقت يمضي دون أن نتحكم فيه من حيث إيقافه أو إعادته ونحو ذلكـ , لكن الأمر المهم هو كيف نستثمر الوقت الاستثمار الأمثل ونديرهـ لصالحنا وننجز أكبر قدر ممكن من النتائج الإيجابية التي تصب في صالح أعمارنا , لأن جميع من حولنا متساوي من حيث الوقت بالدقائق والثواني لكن يبقى هناكـ من يستثمر ويدير بنجاح وهناكـ من يخفق .
خصائص الوقت :

عرفنا الوقت وبدأنا بشرح بسيط له , لكن هنا يجب علينا أن نتأمل في سير حياتنا وللنظر للأحداث التاريخية فإذا لاحظناها عرفنا أن للوقت خصائص منها :

أ - يرى العلماء منذ القدم أن الوقت يمر بسرعة محددة وثابتة .
ب- أنه يتحركـ بموجب نظام معين ومحكم لايمكن تغييره أو إيقافه أو إعادة تنظيمه .
ت- الوقت لاينتظر أحداً فإما أن تستثمرهـ أو تدعه يمر بدون فائدة .
ث- أنه وقت محدد ملكـ للجميع بالتساوي وليس لأحد زيادة عن الآخر .
ج- لا يكلفنا قدر من المال , ولكن إضاعته قد تكلف الكثير الكثير .
ح- من يسيء استخدام الوقت المخصص له يهدر وقت الآخرين .
خ- لا يمكن استلافه أو ادخارهـ أو سرقته .
د- أنه المتهم الأول لعدم انجاز الأعمال .
أهمية إدارة الوقت :

بعد ماعرفنا بعضاً من خصائص الوقت يتجلى لنا الأهمية القصوى لإدارة الوقت , فلا يوجد نجاح او انجاز إلا بإدارة سليمة وصحيحة للوقت , ولايوجد انسان ناجح ومميز إلا وتجدهـ يدير وقته بشكل صحيح , حتى على مستوى الدول إذا كان الشعب يعرف قيمة الوقت ويهتم به تجد التقدم والرقي لأنه لاوقت للترفيه الدائم ولا للنوم المستمر ولا للعمل الدائم , فلكل مجال جزء مخصص من الوقت حتى نضمن الانتاج والفاعلية .
ذكر علماء الإدارة بعض النقاط التي توضح أهمية الوقت وهي :

1- يستخدم الوقت كمقياس لمستوى التقدم الحضاري للدول من خلال تقدير الشعوب للوقت وأهميته .
2- يعتبر أحد المؤشرات لقياس كفاءة وفاعلية المديرين .
3- يؤدي استخدام الوقت بكفاءة إلى تحقيق الأهداف .
4- يمكن التفرقة بين الإنسان الناجح من خلال طريقة كل منهما في التحكم في وقته .
5- تزيد الشعور بالرضا وتحقيق الذات , وتقلل الشعور بالقلق والتوتر الناتج عن الضغوط المختلفة .


التخطيط :

نأتي للتخطيط وهو حاجة ملحة في حياتنا لاستغلال الوقت , حيث من المتعارف عليه لدى الناس أن التخطيط صعب ومعقد ولايجيدهـ إلا متخصص في مجال التخطيط ونحو ذلكـ , ولو نظرنا للواقع لوجدناهـ أسهل مما هو متوقع , بل لوجدناهـ معمول به وهو بسيط جداً , فلو نظرنا لمباريات كرة القدم كمثال محبب لدى البعض ماهي وظيفة المدرب قبل المباراة وخصوصاً أثناء إعداد الخطة ...؟ هي التخطيط لذا نجدها سميت ( خطة ) مشتقة من التخطيط . فإذا أحسن المدرب التخطيط في وضع الخطة يقال عنه مدرب ناجح وعبقري .

عرف علماء الإدارة ( تخطيط الوقت ) بأنه : ( عملية استشراق للمستقبل والتنبوء بما سيكون علينا القيام به من أنشطة , والأعمال المطلوب انجازها في وقت معين ) .

إذا تأملنا في هذا التعريف نجد أن التخطيط يركز ويهدف إلى تحقيق أهداف تنتج عنه , ويهتم بانجاز أعمال من خلالها نحقق هدف معين مُحدد له وقت مقدار من الوقت الصيرفي عرف تخطيط الوقت بأنه : ( مرحلة التفكير في المستقبل بقصد التعرف على مضيعات الوقت ووسائل تجنب تلكـ المضيعات ) .
إذن التخطيط التخطيط وقتي ومتغير بتغير الأهداف إذ أنه إذا تم تحقيق أهداف هذا التخطيط نبدأ في تخطيط آخر لتحقيق أهداف أخرى , وبطبيعة الحال هناكـ تخطيط قصير الأجل كـ التخطيط لإنجاز مهمة معينة مثلاً التخطيط لسفرة ما

[MageImmasse]

cute! thank you. פצצתה (http://www.zuz.co.il/%D7%A4%D7%A6%D7%A6%D7%AA%D7%94/)משחקי בישול (http://www.feyot.co.il/a/%D7%9E%D7%A9%D7%97%D7%A7%D7%99-%D7%91%D7%99%D7%A9%D7%95%D7%9C/) סופר מריו (http://www.zuz.co.il/%D7%A1%D7%95%D7%A4%D7%A8-%D7%9E%D7%A8%D7%99%D7%95-2/)